Política de tratamiento de datos personales

Edición del 5 de noviembre de 2026

Responsable y operador ORVINEXA TECHNOLOGIES S.A.S., NIT 902.121.604-1. Domicilio y dirección: CRA 81 A 16 C 46, Bogotá, Colombia. Correo: contactus@orvinexa.com. WhatsApp de FletKi: +57 314 240 0430.

Alcance y responsable

Esta política describe el modelo de tratamiento previsto para FletKi, plataforma que permite a clientes y transportadores publicar, negociar y gestionar servicios. Se dirige a personas mayores de 18 años.

Datos del cliente

Para crear una cuenta se solicita nombre, correo y contraseña. La contraseña se gestiona mediante el proveedor de autenticación; no debe estar disponible en texto legible para administración. Para completar el perfil se solicita teléfono, fecha de nacimiento para comprobar mayoría de edad y ciudad de operación. El teléfono se recoge como contacto: no debe presentarse como verificado por SMS si ese mecanismo no está habilitado. El número y tipo de identificación se solicitan para distinguir cuentas, revisar inconsistencias y gestionar solicitudes; no se exige fotografía ni archivo de la cédula a ningún rol. Al cliente no se le requiere ciudad de expedición ni domicilio residencial. La dirección de recogida o entrega se solicita para cada servicio y no equivale al domicilio del titular. Los datos tributarios se solicitarán cuando resulten necesarios para facturar, por un procedimiento específico.

Datos del transportador

Antes de habilitar operaciones se revisan número y tipo de identificación, datos de contacto, mayoría de edad, documentos de conducción y del vehículo, placa, características, capacidad y vigencias. No se exige copia de la cédula al transportador, tampoco si ya estaba registrado. La revisión de licencia y documentos de vehículo no equivale a una verificación oficial de identidad civil. La finalidad es verificar la consistencia del registro y los requisitos aplicables a la operación. La revisión administrativa no equivale a una consulta oficial de antecedentes, autenticación biométrica, garantía de identidad ni certificación de que nunca habrá fraude. La documentación exigible para cada vehículo debe validarse según la regulación que le corresponda.

Fotos y datos sensibles

La foto de perfil es opcional para ambos roles y se puede sustituir por un avatar de iniciales. Puede tomarse con cámara o seleccionarse de galería y cambiarse posteriormente. No se utiliza reconocimiento facial, comparación biométrica, huellas, plantillas faciales ni prueba de vida automatizada. La negativa a aportar una foto opcional no impide el registro. Una futura función biométrica exige evaluación y autorización explícita separada, información sobre su carácter facultativo y alternativa de verificación. Los documentos no deben incluir información sensible adicional ajena a la finalidad; si la revisión exige tratarla, debe habilitarse previamente el procedimiento y la autorización específica que correspondan.

Servicios ubicación y reputación

Se tratan publicaciones, propuestas, tarifas, asignaciones, estados, confirmaciones y calificaciones para ejecutar y acreditar servicios y mostrar reputación. La ubicación se obtiene al usar funciones que la necesitan, con permiso del dispositivo: proximidad, puntos, ruta y comprobación de llegada. No se autoriza seguimiento continuo fuera del servicio ni reutilización publicitaria. El código de inicio y los registros de seguridad no se publican. El cliente comparte el código solo con el conductor asignado después de verificar su llegada.

Finalidades y límites

Las finalidades son autenticar cuentas, atender solicitudes, revisar transportadores, gestionar ofertas y servicios, permitir contacto operativo, mostrar reputación, administrar acceso, planes y bonos, prevenir abuso, investigar incidentes y cumplir obligaciones legales aplicables. No se autoriza vender datos, enviar publicidad, entrenar modelos con documentos de identidad ni compartirlos para finalidades comerciales ajenas. La autorización necesaria para operar no incluye mercadeo ni biometría.

Destinatarios y proveedores

Los participantes solo deben recibir la información necesaria para su etapa del servicio. Las copias de documentos, fechas de nacimiento y domicilios residenciales no son información para compartir entre usuarios. Administración accede a expedientes según sus funciones. Supabase se utiliza para autenticación, datos y archivos; Firebase para notificaciones; Google Maps Platform para sugerencias de direcciones, ubicación de puntos, visualización de mapas y cálculo de recorridos; las consultas necesarias se envían a Google. Consulta sus políticas de privacidad y condiciones de Maps; Google Maps o Waze pueden abrirse por elección del usuario con los puntos de navegación. No se envían cédulas ni expedientes al proveedor de mapas. Google Play se encuentra preparado para pruebas de compras. Antes del lanzamiento deben confirmarse encargados, regiones, subencargados, contratos de transmisión, transferencias y garantías aplicables. Este texto no afirma que esos contratos ya estén revisados.

Conservación propuesta

La cuenta se conserva durante su uso. Los registros abandonados no confirmados se proponen para depuración a los 30 días; los registros incompletos, a los 90 días sin actividad, con aviso previo cuando sea posible. La propuesta para las copias de habilitación de conducción y vehículo es conservarlas durante la revisión y hasta 90 días después de la decisión, reteniendo después solo el resultado y las vigencias necesarias. Una actualización o vencimiento exige una revisión nueva. Los registros de servicios se proponen por 24 meses después de finalizar; el GPS de comprobación, por 30 días; los registros técnicos de seguridad, por 90 días. Estos son plazos de diseño y no una afirmación de borrado automático ya operativo. No se aplican si existe una obligación legal o controversia documentada que justifique conservación restringida. Documentos contables, prueba de autorizaciones y litigios requieren un calendario específico validado antes de cobrar. Las copias de respaldo deben expirar mediante su ciclo documentado y no reactivar datos eliminados en producción.

Derechos y atención

Puedes conocer, acceder, actualizar y rectificar tus datos; solicitar prueba de la autorización e información sobre su uso; revocar la autorización o pedir supresión cuando proceda; y presentar quejas ante la SIC después de agotar la consulta o reclamo ante el responsable. La atención es gratuita y exige una comprobación proporcional de identidad, sin pedir sistemáticamente otra copia de cédula.

Las consultas se atienden en hasta 10 días hábiles desde su recepción; si no es posible, se informa motivo y nueva fecha, sin superar 5 días hábiles adicionales. Los reclamos se atienden en hasta 15 días hábiles desde el día siguiente a su recepción; la extensión motivada no excede 8 días hábiles adicionales. Un reclamo incompleto se requiere dentro de 5 días; el desistimiento opera tras 2 meses sin subsanar. Si quien recibe no es competente, lo traslada en hasta 2 días hábiles e informa al interesado. Los detalles del expediente, anotación de reclamo y trazabilidad se gestionan conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

Eliminación y seguridad

La solicitud de eliminación está disponible en Mi usuario y en la página de eliminación. No implica borrar pruebas exigibles por una obligación legal o controversia: el responsable debe explicar categorías, fundamento y plazo de cualquier conservación. La huella de documento usada por el sistema para impedir bonos repetidos también es un dato personal y requiere justificar duración; no se considera anónima por estar cifrada o resumida. Se prevén almacenamiento privado, permisos por función, acceso temporal a archivos, trazabilidad y gestión de incidentes; no se promete seguridad absoluta.

Autorización y cambios

La aceptación se solicita antes de enviar el formulario, sin casillas premarcadas. Se registra cuenta, documento, versión, huella del texto y fecha del servidor. Las cuentas anteriores deben manifestar su decisión expresamente; no se les atribuye una aceptación por uso previo. Cambios de finalidad requieren nueva autorización cuando corresponda. El permiso de cámara, ubicación o notificaciones del sistema operativo no reemplaza esta autorización.

Canal de atención y soporte: WhatsApp +57 314 240 0430. No envíes fotografías de cédula, contraseñas, códigos, datos de salud ni documentación de terceros por este canal. Para consultas sobre privacidad, escribe a contactus@orvinexa.com.